Varmuutta ja sujuvuutta asiakaspalvelujärjestelmän hankintaan |
Utilities Consulting

Liiketoimintalähtöinen pohja Haminan Veden järjestelmäuudistuksen suunnitteluun

Haminan Vesi toteutti asiakaspalvelujärjestelmänsä hankinnan valmisteluvaiheen yhteistyössä Utilities Consultingin kanssa. Yhteistyö mahdollisti järjestelmällisen lähestymistavan ja kattavan liiketoimintalähtöisen määrittelyn ennen varsinaista hankintaa. Haminan Vesi vastasi tarjouspyynnön laadinnasta ja kilpailutuksen toteutuksesta, hyödyntäen valmisteluvaiheessa syntynyttä määrittelyaineistoa.

Asiakaspalvelujärjestelmä keskiössä

Asiakastietojärjestelmä ja online-palvelu muodostavat vesiyhtiöiden asiakaspalvelun ytimen. Operatiivinen työ eri prosessikokonaisuuksineen toteutuu pitkälti asiakastietojärjestelmässä, kun taas online-palvelu vaikuttaa suoraan asiakkaan kokemaan palvelun laatuun. Samalla se mahdollistaa myös vesiyhtiöiden prosessien tehostamisen, erityisesti asiakashallinnan ja tiedottamisen osalta.

Haminan Vesi päätti toteuttaa markkinakartoituksen ennen asiakaspalvelujärjestelmän hankintaprojektin käynnistämistä. Tavoitteena oli kartoittaa järjestelmätoimittajien tarjoamien ratkaisujen laajuutta ja soveltuvuutta yhtiön tarpeisiin. Koska järjestelmähankintoja tehdään harvoin, Haminan Vesi valitsi kumppanikseen Utilities Consultingin asiantuntijan tukemaan valmisteluvaiheen materiaalityöstöä. Yhteistyö mahdollisti tehokkaan ja joustavan projektin käynnistämisen.

Haminan Veden vesitorni kauniisti valaistuna keskellä yötä.

Täsmäapua hankinnan valmisteluun ja markkinakartoitukseen

Projektin tavoitteena oli muodostaa selkeä kokonaiskuva järjestelmähankinnan tavoitteista, nykytilasta ja muutostarpeista. Näiden pohjalta laadittiin tietopyynnön (RFI) dokumentaatio markkinakartoituksen toteuttamista varten. Työ käynnistyi ripeästi, ja Haminan Veden omia resursseja hyödynnettiin tehokkaasti. Projektin keskeiset vaiheet olivat:

Lähtötilanteen kartoitus ja ylätason tavoitteiden määrittely
Asiantuntijahaastattelut
Työpaja dokumentaation tarkasteluun
Jatkotoimenpidesuositusten läpikäynti

Lähtötilanteessa käytiin läpi organisaation tavoitetila sekä tekniset ja toiminnalliset vaatimukset. Toimialan prosessilistauksen avulla hahmotettiin nopeasti, mitkä osa-alueet korostuvat Haminan Veden toiminnassa ja mihin prosesseihin järjestelmäuudistus vaikuttaisi eniten.

Dokumentaatio syntyi nopeasti valmiiksi, sillä käytössä oli valmiita, aiemmissa projekteissa toimiviksi todettuja malleja. Asiantuntijahaastattelujen perusteella koottiin kattava lista järjestelmälle asetettavista toiminnallisista vaatimuksista sekä nykyisen järjestelmän vahvuuksista ja kehityskohteista. Yhteisessä työpajassa käytiin läpi muodostettu dokumentaatio, ja hahmoteltiin tarvittavat täsmennykset viimeistellyn kokonaisuuden saavuttamiseksi. Lisäksi Utilities Consulting laati perustellun ehdotuksen markkinakartoituksen läpiviemiseksi, hyödyntäen kokemuksiaan aiemmista järjestelmä- ja palveluhankkeista.

Selkein askelin kohti uutta järjestelmää

Projektin konkreettisena tuloksena syntyi valmis tietopyynnön materiaali, jota Haminan Vesi voi hyödyntää markkinakartoituksessa. Samalla laadittiin dokumentaatiota ylätason tavoitteista ja alustava vaatimuslista tulevaa hankintaa varten. Näin Haminan Vedelle syntyi nopeasti ja tehokkaasti vahva perusta asiakaspalvelujärjestelmän uudistamiselle.

Utilities Consulting asiantuntijana vesitoimialalla – onnistuneet projektit eivät synny sattumalta

Utilities Consultingin vahvuuksia ovat vankka IT-projektien hallinta sekä syvällinen toimialaosaaminen. Olemme olleet mukana useissa järjestelmä- ja palveluhankinnoissa, ja kokemuksemme takaa laadukkaan projektikoordinoinnin sekä onnistuneet lopputulokset.

Autamme vesi- ja energiatoimialan yrityksiä kirkastamaan tavoitteitaan sekä suunnittelemaan ja toteuttamaan hankkeita aikataulussa ja laadukkaasti. Tuomme lisäarvoa projekteihin riippumatta käytössä olevista järjestelmistä, ja toimimme tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme asiantuntijatiimien kanssa esimerkiksi prosessien kehittämisessä, kilpailutuksissa ja järjestelmähankinnoissa. Lue lisää sivuiltamme >