Energiayhtiöiden tietojärjestelmät muutoksessa: mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Teknologia kehittyy, datan määrä kasvaa ja tietojärjestelmät monimutkaistuvat. Kuulostaako tutulta? Tietojärjestelmien kehitys mahdollistaa paljon, ja uusilla ratkaisuilla voidaan helpottaa päivittäisiä askareita.  

Jokapäiväisten toimintojen keskiössä olevien järjestelmien on oltava ennen kaikkea joustavia ja helppokäyttöisiä. Niiden täytyy myös pysyä mukana kehityksessä, jotta voidaan vastata liiketoimintojen ja asiakkaiden alati muuttuviin tarpeisiin. Minkälaisia muutoksia kulman takana odottaa? Entä mitä kaikkea muutokset mahdollistavat? Tässä blogissa pohditaan näitä kysymyksiä. Ennen tulevaisuuteen katsomista on kuitenkin hyvä kerrata viime vuosien tapahtumia.  

Vuonna 2016 Suomessa päätettiin toteuttaa sähkön vähittäismarkkinoiden keskitetty tiedonvaihtojärjestelmä, tutummin datahub. Käyttöönotettaessa se muuttaisi vähittäismarkkinoiden tiedonvaihdon prosesseja oleellisesti. Alun perin vuodelle 2019 kaavailtu datahubin käyttöönotto merkitsi energiayhtiöiden prosesseihin isoja muutoksia, joihin vastattiin hankkimalla uusia ja päivittämällä vanhoja asiakastietojärjestelmiä. Lukemattomat määrät dataa konvertoitiin ja siirrettiin uusiin järjestelmiin. Sekä prosessien että järjestelmien toimivuutta oli testattava. Painekattilaan laitettiin niin energiayhtiöt kuin järjestelmätoimittajat, sillä kaikkien täytyi mukautua uusien vaatimusten tuomiin muutoksiin. 

Pitkään kestänyt datahubin käyttöönotto saatiin lopulta maaliin keväällä 2022. Datahubin käyttöönotto on selkeyttänyt monia prosesseja ja parantanut erityisesti asiakaspalvelun laatua. Aikataulullisesti, työmäärällisesti ja kustannuksellisesti tämä oli kuitenkin raskasta kaikille osapuolille. Kiireen takia käyttöönotetuissa järjestelmissä on saattanut esiintyä odottamattomia ongelmia, joita ei osattu ottaa huomioon. Kiireelliset vuodet ovat saattaneet kasvattaa myös oman toiminnan kehittämisen korjausvelkaa. 

Suuret tietojärjestelmäprojektit on ehkä laitettu nyt tauolle ja sen myötä isoin projektiähky helpottanut. Aikaa on vapautunut käytettäväksi liiketoimintojen omiin tarpeisiin pureutumiseen sekä tulevaisuuden kartoittamiseen. Näiden lisäksi on varmasti pohdittu nykyisten järjestelmien vahvuuksia, heikkouksia sekä kehityskohtia.

 

Nykyaikana yhä useammat järjestelmät toimitetaan pilvipalveluina joko julkisessa, yksityisessä pilvessä tai näiden yhdistelmässä. Alusta alkaen pilvessä toimivaksi suunniteltuja järjestelmiä kutsutaan pilvinatiiveiksi: ne eivät ole riippuvaisia alla lymyävästä infrastruktuurista.  

Muutos tulee erityisesti julkisessa pilvessä toimivien järjestelmien käyttöönoton myötä. Julkisen pilven kautta toimitetut järjestelmät toimivat lähes poikkeuksetta samalla koodipohjalla jokaisella asiakkaalla, jolloin päivityksiä ja vikakorjauksia saadaan tehtyä järjestelmiin usein. Yhtenäisen koodipohjan käytössä on kuitenkin merkittävä ero nykyisiin järjestelmiin: asiakaskohtaiset koodimuutokset käytännössä katoavat. Julkisessa pilvessä toimiviin järjestelmiin siirryttäessä on siis omaksuttava valitun järjestelmätoimittajan parhaat käytännöt ja prosessit, vaikka järjestelmäkonfiguraatioita voidaankin hyödyntää joustavasti ja tehdä järjestelmästä omannäköinen. Ydinprosessit pysyvät kuitenkin samanlaisina. Erityisen tärkeää on siis tarkastella omia prosesseja kriittisesti ja pohtia niiden joustavuutta pohdittaessa seuraavan sukupolven ratkaisuja. 

Pilveen rakennetut järjestelmät ovat skaalautuvia, jolloin järjestelmän käyttämiä resursseja säädellään tarpeen mukaan automaattisesti, esimerkiksi käyttöpiikkien aikana. Täysin pilvipohjaisten järjestelmien toimintaan päästään nopeasti kiinni, sillä testiympäristöjä voidaan pystyttää demotarpeisiin vaivattomasti ilman erillisiä asennuksia. Oikeilla konfiguraatiomäärityksillä ja omalla testidatalla organisaatiot saavat käsityksen järjestelmän sopivuudesta omiin tarpeisiin pienellä panoksella ja nopealla aikataululla.

 

Sähköverkko toimii koko yhteiskunnalle alustana, ja ilman kunnollista alustaa voi jäädä jälkeen kehityksestä. Samalla tavalla myös pilvipalvelualustat toimivat mahdollistajina. Alustat tarjoavat resurssit ja työkalut niin yksittäisten sovellusten kuin isompien järjestelmäkokonaisuuksien kehittämiseen. Valmiilla sovelluskehityksen työkaluilla ratkaisujen kehittämiseen ja niiden käyttöönottoon voidaan käyttää vähemmän aikaa, jolloin järjestelmätoimittajat pystyvät vastaamaan tilaajan tarpeisiin nopeammin. 

Alustaratkaisut ovat myös laajennettavia. Ne tarjoavat usein sovelluskaupan, josta voidaan hankkia erilaisia sovelluksia. Lisäksi mahdollisuus hyödyntää alustan tarjoamia työkaluja ja valmiita malleja omaan sovelluskehitykseen auttaa laajentamaan järjestelmäkokonaisuuden toiminnallisuuksia. Kehitystä voidaan tehdä joko itse, tai kolmannen osapuolen avustuksella. Näin pystytään kehittämään juuri omaan tarpeeseen sopivia sovelluksia tai vaikka kokonaisia asiakasportaaleja alustalle, jolloin tarve erilliselle asiakasportaalille pienenee. Toisaalta, mitä laajemmin alustalle tehdään omia ratkaisuja käyttäen sovelluksen työkaluja, sitä enemmän ollaan sitoutuneita siihen myös tulevaisuudessa. Isoimmat sovelluskehitysprojektit kannattaa ottaa tarkempaan syyniin vasta silloin, kun on saatu varmuutta valitusta alustasta ja sen toiminnasta.

 

Asiakastyytyväisyys on kriittistä monella alalla, eikä energia-ala ole tässä poikkeus. Yksi tyytyväisyyteen vaikuttava kokonaisuus on asiakaskokemus: yksinkertaistettuna kuinka hyvin ja miten nopeasti asiakkaan tarpeeseen pystytään vastaamaan. Onnistuneen asiakaskokemuksen mahdollistamiseksi tarvitaan oikeat työkalut. 

Järjestelmien näkökulmasta tämä voi tarkoittaa esimerkiksi yksilöidympiä palveluja, palvelun automaatiota ja palvelubotteja sekä parempaa näkyvyyttä asiakkaaseen heti palvelutilanteessa. Dataa hyödyntämällä asiakkaille voidaan tarjota suosituksia vaikkapa sähkön kulutuksen vähentämiseksi tai reaaliaikaisia tietoja häiriötilanteissa. Kun älykkäät asiakaspalvelubotit hoitavat ensikosketuksen asiakkaaseen heidän dataansa hyödyntäen, asiakasneuvojille jää enemmän aikaa yksilöllisten, isompien ongelmien ja tarpeiden ratkomiseen. Tulevaisuudessa ratkaisemisen tukena voi olla esimerkiksi kattava asiakkuudenhallintajärjestelmä.

 

Siirtyminen uusiin järjestelmiin voidaan toki tehdä kerralla niin kuin ennenkin. Kuten on jo huomattu, se vaatii paljon resursseja. Toinen vaihtoehto on pohtia järjestelmien nykytilaa ja mahdollisuuksia vaikuttaa siihen pienemmillä järjestelmämuutoksilla. Minkälainen järjestelmä tarvitaan, jotta operatiivinen toiminta olisi mahdollisimman tehokasta? Voitaisiinko vaikka asiakaskokemusta parantaa jo nyt?  

Joka tapauksessa tulevaisuuteen varautuminen on hyvä aloittaa jo nyt. Tutustuminen tulevaisuuden mahdollisuuksiin auttaa ymmärtämään niiden vaikutuksia niin liiketoiminnan kuin teknologioiden näkökulmasta.  Lisäksi tarkastelemalla järjestelmien ja operatiivisen toiminnan nykytilaa, voidaan saada näkyvyyttä nykyisiin ongelmakohtiin ja kehityskohteisiin. Reagoimalla niihin ajoissa pystytään välttämään ongelmien kertautuminen uusien järjestelmien ja toimintatapojen rantautuessa organisaatioon. Nykytila-analyysin avulla pystytään myös asettamaan selkeät vaatimukset tulevaisuudelle niin organisaation, teknologioiden kuin toimintaympäristönkin näkökulmasta. Kun varaudutaan tulevaisuuteen, päästään haluttuihin lopputuloksiin varmemmin.