Menivätkö lusikat jakoon? Muista nämä, kun harkitset ERP-toimittajan vaihtoa

Joskus hyvin alkanut kumppanisuhde ERP-toimittajan kanssa ajautuu tilanteeseen, jossa on pakko punnita erilaisia vaihtoehtoja, kuten esimerkiksi yhteistyökumppanin vaihtoa. Syitä vaihtoon voi olla monia. Ehkäpä nykyinen yhteistyökumppani ei pysty enää tukemaan liiketoiminnan kehittymistä muuttuneissa olosuhteissa. Asiakas saattaa myös kokea tyytymättömyyttä laadun tai osaamisen heikentymisestä tai resurssien vähyydestä. On nimittäin ensisijaisen tärkeää, että toiminnanohjausjärjestelmä tukee asiakkaan liiketoiminnan kasvua eikö ole sen este. 

Mahdollista toimittajan vaihtoa pohtiessa asiakkaan on hyvä pysähtyä hetkeksi ja miettiä 1) mitkä asiat puuttuivat yhteistyössä edellisen toimittajan kanssa, 2) mitkä osa-alueet eivät toimineet ja 3) mitä ongelmakohtia on, joihin pitäisi erityisesti kiinnittää huomiota jatkossa. Summattuna: Mitä uusi toimittaja voisi tehdä paremmin?  

Toimittajan vaihdos on asiakkaalle hyödyllinen mahdollisuus itsereflektioon ja puhtaalta pöydältä aloittamiseen. Tässä vaiheessa  kannatta siis arvioida, vanhan toimittajan lisäksi,  myös omaa toimintaa ja ottaa uusi asenne järjestelmän kehittämiseen.

Solteqilla kutsumme toimittajan vaihdosta haltuunottoprojektiksi, jossa tavoitteemme on lunastaa asiakkaan luottamus puolellemme ja tarjota asiakkaan tarpeisiin sopivaa palvelua. 

Miksi vaiheella on väliä?

Meillä Microsoft Dynamics NAV/Business Central -haltuunottoprojekti alkaa tyypillisesti asiakkaan tarpeisiin perehtymisellä, jolloin pyrimme tunnistamaan missä vaiheessa asiakas on järjestelmänsä kanssa. Onko järjestelmä ylläpitotilassa, jolloin siihen tehdään hyvin vähän muutoksia jos ollenkaan. Vai onko asiakas pienkehitystilassa, jolloin siihen tehdään edelleen aktiivisesti muutoksia. Esimerkiksi pienkehitystilassa olevan asiakkaan järjestelmässä saattaa olla ongelmakohtia projektin jälkeen, jotka vaativat korjausta. Kun asiakkaan tarpeet ja vaihe on tunnistettu, asiakas voi valita palvelupaketeistamme sopivimman ratkaisun, mutta tarvittaessa skaalaudumme ja mukaudumme asiakkaan tarpeisiin.  

Mitä onnistunut toimittajan vaihdos vaatii asiakkaalta?  

Suosittelemme asiakkaitamme varaamaan aikaa ja resursseja onnistuneeseen tiedonsiirtoon. Hyvä tiedonsiirto on pohja toimivalle yhteistyölle. Tiedonsiirrossa käydään läpi asiakkaan järjestelmä, laitteet, erityistarpeet, räätälöinnit sekä sovitaan vastuista, yhteisistä pelisäännöistä ja rutiineista. Tiedonsiirtovaiheessa tarvitaan myös osallistumista vanhalta toimittajalta, mikäli asiakas ei ole itse selvillä teknisistä yksityiskohdista. Tiedonsiirtovaiheessa täytyy olla avoin ongelmakohdista, jotta ne pystytään ratkaisemaan tulevaisuudessa. 

Mitä onnistunut haltuunottoprojekti vaatii uudelta toimittajalta?  

Palvelupäällikön ja asiakkaalle nimetyn tiimin voimin lähdemme keräämään asiakkaaltamme lähtötiedot järjestelmästä. Pyrimme kysymään oikeita kysymyksiä ja teemme järjestelmään Health Checkin. Uuden toimittajan on tunnistettava asiakkaan lähtötilanne ja nähdä askeleen verran eteenpäin mitä asiakas tarvitsee seuraavaksi liiketoimintansa kehittämisen tueksi. Näemme erityisen tärkeänä, että asiantuntijamme ovat heti alusta alkaen tekemisissä asiakkaan ja entisen toimittajan avainhenkilöiden kanssa rakentamassa tietovarastoa. Toimimme tiimivetoisesti ja ITIL:n mukaisesti. 

Loppujen lopuksi haltuunottoprojekti on teknisellä tasolla yksinkertainen operaatio, joka ei vaadi asiakkaalta tuotantokatkoja. Suurin työ on onnistuneen tiedonsiirron suhteen, josta yhteistyö alkaa.