Kassasystemet påskyndar affärsprocesserna på Tammerforshuset

Tammerforshuset, etablerat år 1987, är ett evenemangsföretag och en stor och ljus kultur- och konferensanläggning. Den är belägen i hjärtat av Tammerfors, Finlands tredje största stad. I början av 2023 inledde Tammerforshuset ett projekt för förnyelse av sitt kassasystem som en del av ett större projekt för förnyelse av informationssystemet.

Bakgrund till kassasystemprojektet

Utgångspunkten för kassasystemprojekt var ett omfattande IT-förnyelseprojekt som pågick hos Tammerforshuset. Inom ramen för detta söktes de bästa övergripande lösningarna för att stödja platsens mångsidiga verksamhet, som omfattade allt från biljettförsäljning till restaurangverksamhet och allt däremellan. Projektet var strategiskt viktigt för hela Tammerforshuset.

Det gamla kassasystemet som användes på Tammerforshuset uppfyllde inte längre de förändrade behoven i verksamheten. Externt påverkade dess brister förmågan att betjäna kunderna på den nivå som krävdes, vilket påverkade kundnöjdheten. Internt led effektiviteten och produktiviteten eftersom många arbetsuppgifter utfördes manuellt, och ändringar behövde begäras från systemleverantören eftersom de inte kunde göras i systemet självt.

Med utgångspunkt i dessa faktorer var målet med kassasystemets förnyelseprojekt att förbättra effektiviteten i arbetet och kassaflödet genom .

En annan inflytesrik faktor var Nordic Swan Ecolabel som användes av Tammerforshuset och syftade till att öka digitaliseringsnivån. Projektet var även betydligt influerat av ett behov att kassasystemet också skulle fungera för evenemang som hölls utanför Tammerforshuset.

Mål med kassasystemprojektet

De mål som ställdes för kassasystemprojektet var följande:

Förenkling av IT-plattformar och möjlighet att operera egna system mer brett
Möjlighet att använda kassasystemet oberoende av plats
Förtydligande av arbetsflöden
Aktuell och transparent rapportering som är lättillgänglig
Minskning av manuellt arbete och minimering av mänskliga fel som uppstår av det (datakorrekthet)
Smidig integration och datarörlighet mellan system
Ökning av arbetsproduktiviteten
Säkerställande av ekonomisk företagsduglighet och kostnadseffektivitet

Solteq Commerce Cloud Kassasystem och nya kassaregister för att öka produktiviteten

Tammerforshuset valde Solteq som kassasystemleverantör. Solteq Commerce Cloud-kassasystemet uppfyllde alla krav från Tammerforshuset.

Projektet inleddes med en noggrann granskning och kartläggning av olika affärsprocesser på Tammerforshuset, som sedan jämfördes med funktionerna i Solteq Commerce Cloud-kassasystemet. Vissa processer anpassades för att göra dem mer effektiva och förbättra arbetet ytterligare.

Integrationer spelade en betydande roll i projektets genomförande. Procountor-redovisningssystem integrerades med kassasystemet, liksom de rapporteringssystem som användes. Allra viktigast var integrationen av Lippu.fi-biljettförsäljningssystemet som också ingick i kassasystemet, som nu har en standardgränssnitt i Solteq Commerce Cloud. Biljettförsäljningssystemet innehåller många produkter med olika produktvarianter och rabatttyper. Mängden data som överfördes var betydande, och det var nödvändigt att överföra den exakt och utan dröjsmål från ett system till ett annat. Detta gjorde testningen till en tidskrävande och noggrann process. Yttre faktorer, såsom intensiva biljettförsäljningssäsonger och försäljning av säsongskort för Tampere Filharmonia (Tammerfors stadsorkester), påverkade också projektets framsteg.

Hanna Struppe, produkthandläggare för In-house Ticket Sales System på Lippu.fi, beskriver integrationen av biljettförsäljningssystemet som genomförts på följande sätt: "Önskade biljetter kan bekvämt väljas i biljettförsäljningssystemet, och informationen överförs direkt till kassasystemet. Detta sparar tid i biljettförsäljningen, och möjligheten till fel minskar. Vi tror att många andra evenemangsarrangörer kommer att dra nytta av denna integration.”

"Med Tammerforshuset har vi haft förmånen att samarbeta under många år. Solteq var en ny partner för oss, och vi blev positivt överraskade av de smidiga framsteg som projektet gjorde. Solteq hanterade hela projektet bra och förstod biljettförsäljningsbranschens särdrag", tillägger Struppe.

Modernt kassaregister för betalningspunkter

Samtidigt som kassasystemprogramvaran förnyades bytte Tammerforshuset också ut sin kassahårdvara och införde moderna kassaregister med tillbehör. Sammantaget använder Tammerforshuset tre typer av hårdvara: vanliga betalningsterminaler, tablet-baserade kassaregister (möjliggör arbete utanför platsen) och mobila kassaregister (lobbytjänster, restaurangtjänster och externa tjänster). För närvarande möjliggör systemet med sina nya enheter arbete oberoende av plats.

Personalen aktivt involverad i förändringen

Projektet pågick i sammanlagt fem månader. Personalen på Tammerforshuset var högt engagerade, ivriga att utveckla processer och angelägna om att förbättra arbetsflödet. Ansvar och uppgifter definierades tydligt inom projektet, och varje part, både Tammerforshuset egen personal och externa leverantörer, säkerställde att ärendenas framsteg hanterades smidigt inom sina respektive ansvarsområden och den gemensamma tidsplanen.

En konsert anordnad i Tammerforshuset där bandet spelar på scenen.

Bedömning av måluppfyllelse

✔ Platsobunden försäljning: Kassasystemet, med sin moderna utrustning, möjliggör platsobunden försäljning. Stora fördelar har uppnåtts, särskilt på restaurangsidan, tack vare de nya enheterna.

✔ Ökad digitalisering: Som ett resultat av projektet uppfyllde Tampere Hall sitt digitaliseringsmål och gick mot nästan papperslösa operationer.

✔ Ökad produktivitet: Många arbetsuppgifter effektiviserades på ett betydande sätt, och processer klarades upp.

✔ Datakorrekthet och klarhet i rapporter: Realtidsinformation är lättillgänglig och exakt. Åtkomst till all information är centraliserad.

✔ Mer intern kontroll över IT-system: Numera ligger kontrollen mer i Tammerforshuset egna händer; de kan utföra uppgifter själva som tidigare krävde beställning från en leverantör.

✔ Biljettförsäljning: Alla tidigare använda funktioner integrerades också i det nya kassasystemet. Rapporteringen klarades upp.

Sammanfattningsvis har de mål som ställts för företagets kassasystemprojekt uppnåtts, och systemet har införts smidigt. Nästa steg är att fortsätta med vidareutveckling. På dagordningen finns integration av ytterligare system, eftersom platsens Enterprise Resource Planning (ERP)-system också planeras att integreras i framtiden. Automatisering av fakturering står också på agendan för framtida utveckling.