Vilket system är rätt för min verksamhet?

Aki Korpua

27.5.2016

Är det tekniken som styr affärsvärlden? Vi vet att smidiga IT-system ger företag den konkurrensfördel de behöver. Hur väljer man det bästa systemet för sin verksamhet?

Det är enkelt att köpa småskaliga applikationer för att göra en enskild intressegrupp nöjd. Man kan till och med utvärdera hur väl mjukvaran passar genom att föra en diskussion med intressenterna. Bara några få personer behöver vara inblandade.

När målet är att optimera arbetsflöden som berör flera intressegrupper på företaget blir snart antalet mindre applikationer en börda: allt måste fungera friktionsfritt tillsammans vilket kräver en hel del integrationsarbete. Det skulle vara smidigare att använda ett enda system som – så långt som möjligt – stödjer implementeringen från början till slut.

 

En lista över funktioner räcker inte

Ofta är det smartast att investera i ett enda system som tar hänsyn till alla tänkbara affärsbehov. Att välja ett sådant system är dock svårare och kräver en gedigen jämförelse av olika alternativ. Ju fler intressegrupper som påverkas, desto svårare blir jämförelsen, eftersom alla intressenters behov inte längre kan hanteras genom diskussioner.

Så hur kan man på bästa sätt ta sig an en värdering? Det vanligaste sättet: skapa en lista över funktioner. Det är ett enkelt sätt att säkerställa att det nya systemet som ska upphandlas är bäst lämpat för ditt företags speciella behov. Funktionslistan är en lång förteckning med korta beskrivningar.

När ni jämför olika system mot funktionslistan – skriv ja / nej / ja för arbetsbelastning x för varje punkt. Det här indikerar dock fortfarande inte hur enkelt eller effektivt det skulle vara att implementera de olika funktionerna. Funktionsbeskrivningen är ofta på en så pass generell nivå att den kan tolkas på flera olika sätt.

“Vårt främsta krav är att systemet ska vara enkelt och snabbt att använda” är en totalt meningslös fras. Om ni inte har definierat exakt vad enkelt och snabbt betyder så kan ni inte kräva det på en generell nivå. Samma löst definierade funktion kan implementeras på många olika sätt och några mindre detaljer kan komma att sätta käppar i hjulet för det dagliga arbetet.

Mycket har skrivits om fördelarna med ett bra användargränssnitt; tyvärr är användbarhet fortfarande underskattat under beslutfattarfasen. Det finns många starka metoder för utvärdering av användargränssnitt, såsom test av användbarhet, genomgång av användargränssnitt och användarobservation.

 

Arbetsflöden till undsättning

Ett bättre alternativ till en lista över funktioner är att utforma och implementera ett system som baseras på arbetsflöden. De mest kritiska arbetsflödena måste mycket utförligt definieras och utvärderas. Med andra ord är det nödvändigt att slå fast hur olika arbetsflöden kommer att eller skulle kunna implementeras i ett nytt system.

Även om det inte kommer att vara möjligt att direkt skapa samtliga arbetsflöden i det nya systemet så kan en utvärdering ge en initial bild av hur några av de viktigaste arbetsflödena kan implementeras. Om detta visar sig effektivt är det troligt att det kan tillämpas även på återstående funktioner så att även de fungerar effektivt.

Att bedöma utvalda systems verkliga arbetsflöden bidrar till att undvika situationer under tester och driftsättning där användare upptäcker att den nya produkten inte har optimala arbetsflöden. I värsta fall kan de anställdas prestationer till och med försämras, vilket skulle vara ett betydligt mer kostsamt resultat än att på ett tidigt stadie genomföra en omfattande utvärdering.

Användare ser snart praktiska fördelar med att ta till sig ett förhållningssätt som bygger på arbetsflöden. Att utföra en fas i sitt arbete kräver inte att den anställda hoppar fram och tillbaka mellan olika fönster. Arbetsuppgifter utvecklas steg för steg i ett perspektiv innan man fortsätter till nästa. Det här sparar mycket av användarens tid och lättar på bördan för arbetsminnet. Det är inte särskilt lätt att mäta den här fördelen, men i slutändan leder det till ett bättre arbetsresultat.

 

Lättnad snarare än komplexitet

Personligen har jag alltid ansett att informationsteknik borde göra livet lättare – inte svårare. Det tankesättet har spelat en stor roll i alla projekt som jag någonsin har varit inblandad i. Ett system bör göra arbetet lättare; annars är det meningslöst att använda det.

Av den anledningen är jag så lycklig över HEADS ny produkt som jag precis har börjat använda. Heads är inte bara nästa generations handelssystem med sin effektiva, centraliserade arkitektur och realtids-information; det är även från grunden utformat för att stödja arbetsflöden för olika intressegrupper inom handelssektorn så väl som möjligt. Även om det är en nykomling på ett område med tuff konkurrens så ser jag det som en stabil och robust plattform för att bygga ett förstklassigt affärssystem för framtidens handelssektor.

Aki Korpua

Aki Korpua

Jag är en teknikorienterad "schweizisk armékniv" i handelssektorn. Jag har arbetat inom alla faser av utveckling, ledning och underhåll av mjukvara med några olika lösningar från POS till ekonomi. Mitt personliga mål är att lätta på det arbete som mjukvarulösningar innebär. Datorer och program ska tjäna människan – inte förslava dem. Jag är mycket intresserad av användargränssnitt, utveckling av LEAN-mjukvara och alla nördiga teknikgrejer. Ödets nyck har gjort att jag har specialiserat mig allra mest inom POS och kortbetalningar. Jag arbetar nära med dem ur alla tänkbara perspektiv.

Läs allt Aki artiklar

Avsluta sökningen