Så som det alltid borde ha varit – stora uppdateringar i Microsoft ERP

Karl Nyman

18.3.2016

Traditionell ERP genomgår en förvandling – vardagsmat för många andra lösningar – men vilken uppdatering! Jag fick chansen att lära känna Microsofts senast flaggskeppsprodukt under Microsoft Dynamics teknikkonferens 2016 i Seattle. Jag blev verkligen imponerad av det jag fick se: en av de största uppdateringarna i ERP-historien. Nedan följer tio observationer kring hur ERP förändras.

 

1. Hur ska ERP säljas och köpas?

Det går inte att komma runt faktumet att försäljning och upphandling av ERP-system traditionellt har varit en mycket smärtsam upplevelse för båda parter. Processen är lång, mödosam och kostsam. Risken finns också att slutresultatet inte nödvändigtvis blir det slags system som verkligen anpassar sig efter kundens verksamhet på bästa möjliga sätt. Frågan är: hur säkerställer vi att systemet passar in på ett så effektivt sätt som möjligt när köparen i vissa fall ser produkten för första gången först månader efter inköpsbeslutet?

Den senast släppa versionen av Dynamics AX är en molnlösning som kan komma till nytta på bara några minuter genom att använda exempeldata i testsyfte. Specialister från både säljar- och köparsidan kan utvärdera de viktigaste processerna tillsammans och säkerställa att de passar kundens behov. Köparen får på ett verklighetstroget och snabbt sätt testa lösningen innan köpbeslutet fattas.

En annan nyckelfaktor när det kommer till inköp är genombrottet för den prenumerations-baserade faktureringsmodellen. Att på månadsbasis betala för tjänster har blivit populärt bland kunder. ERP har valt en liknande väg. Kunden betalar en prenumerationsavgift för det antalet användare som krävs vid en given tidpunkt. Detta ger företaget utrymme att reagera mer effektivt på fluktuationer i verksamheten.

 

2. Vad ingår egentligen i ERP-leveransen?

Ett klassiskt problem med ERP-projekt är osäkerhet på vad som är vad, och vad som ingår i leveransen. Jag tror att den nya AX-versionens viktigaste förbättring – den integrerade livscykel-portalen (Lifecycle Services) är rätt verktyg för få ordning på förväntningarna. Denna molnbaserade portaltjänst sammanställer i princip alla viktiga frågor som rör ERP. En av de viktigaste är vilket syfte ERP ska fylla, och vilka av verksamhetens processer det är tänkt att systemet ska hantera. I framtiden kommer det att bli betydligt lättare att leda driftsförändringar, då man känner till deras plats i ERP-processerna.

 

3. Effektivare ERP-projekt

När det gäller projektstyrning har den nya livscykelportalen grundläggande aktiviteter och output för ERP-projekt. Ett ERP-projekts olika faser, såsom specifikation och produktutveckling, kan hanteras med hjälp av portalen. Alla parter kan följa projektets framsteg, vilket bidrar till ökad transparens. Då portalen är fristående från projektmetodologi kan den använda den projektmodell som bäst passar ERP-projektets implementation.

 

4. Var ska systemreglagen sitta?

ERP-plattformar måste kundanpassas. Det är dock fortfarande en och samma plattform som används i olika typer av verksamheter. Med sin nya version av AX vill Microsoft konvertera det arbete som idag görs genom att koda direkt in i konfigurationen. Ett bra exempel som togs upp på konferensen är verktyget General Electronic Reporting som används för att skapa externa rapporter och XML-fakturering i önskat format.

 

5. Förenklad dataimport

Myntets baksida inom modern ERP och dess utmärkta funktioner har ofta varit en mycket komplex datamodell, vilket har gjort det väldigt utmanande att importera data från gamla system. Till exempel kan kunddata ha fragmenterats i tio olika tabeller. Microsoft insåg att detta var en brist och utvecklade en modul för datahantering som erbjöd en förenklad dataimport.

Modulen för datahantering innehåller förenklade entiteter av data. Varje del data matchas till information i det gamla systemet. Data importeras till en förhandsvisning för kontroll eller förfining innan den slutligen läggs till i systemet. Modulen kan även användas för olika slags integration.

 

6. Samordning med andra system

Integration är en av de mest betungande aspekterna i ERP-projekt. Att harmonisera komplexa system och processer kräver mycket tid för planering, implementering och tester. Många som tidigare har arbetat med AX kommer att dra en lättnadens suck då AIT (Application Integration Framework) i framtiden inte kommer att existera. Integration kan hädanefter ske snabbt med hjälp av AX nya dataentiteter. Exempelvis kan publicering av kunddata på en e-handelssida nu hanteras på ett enkelt sätt – med en enda parameter.

 

7. Samma som alla andra har

Många ERP-projekt börjar nära noll. I framtiden kommer man inte att behöva uppfinna hjulet. Moderna ERP-kunder vill köpa standardiserade lösningar – det alla andra har – särskilt när det kommer till affärsprocesser där det inte finns några alternativ att särskilja sig från andra. Nya AX ger partners möjlighet att enkelt skapa kommersialiserade och återanvändbara paket. Livscykelportalen stödjer detta då alla delar som krävs för produktifiering – koder, konfigurationer, processer, dokument och andra delar – kan förvaras på samma plats.

Det kommer även att vara möjligt att exportera dessa paket till Microsofts Azure-butiker där kunder kan beställa testperioder. Den funktionen kommer garanterat att korta implementationstiderna för ERP då det blir möjligt att starta projekt utifrån en punkt där merparten av alla delar redan är väl utvecklade. Därtill ger kommersialisering och konfigureringspaket kunder möjlighet att börja använda ERP-system i mindre omfattning för att därifrån gradvis expandera genom att börja använda nya funktioner. Partners kan lägga mer fokus på att leverera verklig värdeökning.

 

8. ERP-användbarhet 2.0

ERP har traditionellt varit riktiga små monster. De innehåller tusentals delar som är svåra att hitta om man inte vet exakt vad man letar efter. Nya AX tacklar problemet med användbarhet med hjälp av sin Workspaces-funktion. Workspaces är hemsidor som hanterar ärenden kopplade till vissa aktiviteter. Till exempel kan alla frågor som rör produktprissättning visas på samma sida. Workspaces ger användarna en bild av vad som är bra och dåligt i systemet. Det styr i sin tur användarnas handlingar (KPI:er).

Denna funktion gör det enkelt att identifiera typiska problem med tidstjuvar; med andra ord kan användare tackla förväntningar på ett så enkelt sätt som möjligt. Microsofts Power BI-komponent, som ger en direkt grafvy över olika rapporter, har också integrerats med Workspaces. Därtill innehåller Workspaces länkar, rapporter och andra kontextspecifika inslag. Jag tror att Workspaces avsevärt kommer att förbättra användbarheten.

En annan faktor som förbättrar användbarheten är aktivitetsguiden. Denna integrerade funktion gör att användare kan ”spela in” och återskapa systemprocesser. I praktiken styr aktivitetsguiden användare mot att utföra åtgärder som krävs för att slutföra vissa processer. Den här typen av användarguidning är inbyggt i systemet. Dessutom kan inspelningar importeras till livscykelportalen som processer och sparas som testfall. AX kommer därmed att ha kapacitet att konstruera automatiserade tester!

 

9. Det som ofta kommer sist

Väntans tider är över! Microsofts analyslösning – Power BI – har äntligen inkluderats i AX. Det är nu en del av senaste AX; den gamla versionens välbekanta kuber är historia. Som jag nämnde tidigare så har Power BI:s komponenter nu blivit direkt inbakade inuti AX, i sina respektive relevanta sammanhang. Arkitekturen har finslipats för att säkerställa effektiv rapportering, då data skickas till en annan ”read-only”-databas. Dessutom har Microsoft introducerat standardiserade rapportpaket i BI, där en handelsmodul är först ut. Detta minskar avsevärt behovet av separata plattformar för rapportering vid AX-implementation, eftersom licensen för Power BI ingår i priset för AX-licensen. SSRS-rapportering förblir oförändrad, men betydande förbättringar har skett i möjligheterna att modifiera utseendet på rapporter (såsom pappersfaktura).

 

10. Hantera problemsituationer

Den nya versionen av AX har en efterlängtad ny funktion: valet att skicka supportförfrågan direkt från systemet. Ärendet går direkt till livscykelportalen som praktiskt nog sparar alla supportärenden på ett ställe. Tröskeln för att fråga om hjälp kunde inte vara lägre. Det finns även möjlighet att bifoga historik över användarens åtgärder som en del av supportärendet. Samtidigt innehåller systemet annan metadata om systemets tillstånd såsom belastning. Microsoft samlar denna information från alla AX vilket ger utvecklarna möjlighet att snabbt reagera på de största problemen. Den molnbaserade leveransmodellen gör det också möjligt att effektivt leverera korrigeringar till kunder.

 

Den här gången har Microsoft lyckats göra allting rätt. Man har förstått att det inte bara handlar om produktegenskaper utan även om hur väl ERP-livscykeln kan hanteras från början till slut och hur lätt den är att använda.

Avsluta sökningen